Akıllı Proje Göstergeleri ile Planlama Anlaşılabilirliğini Arttırma

Projelerinizi takip etmek için Microsoft Project kullandığınız zaman, proje yöneticileri onların programlarına zarar vermemesi için herhangi bir sorunu hemen saptayabilmeyi isterler. Bunu başarabilmenin en iyi yolu grafiksel göstergelerden faydalanmaktır.

Microsoft Project ‘in varsayılan olarak sunduğu ‘Status Indicator’ diye adlandırdığımız grafiksel göstergeler aktivitelerin o anki durumunu bize gösterirler. Buna ek olarak bizde isteğimize bağlı olarak istediğimiz şekilde kendi göstergelerimizi oluşturabiliriz.

Şimdide aktivitelerimiz için bitiş varyansımıza ve kritik yolumuza bağlı olarak yeni grafiksel göstergeleri nasıl oluşturabileceğimize bakalım.

Kriterleri Seçme

Yeni bir program göstergesi oluşturduğumuzda kriterlemizi seçmeye başlarız. Eğer şirketiniz geleneksel stop lambalarını kullanıyorsa, göstergeleri kırmızı, yeşil ve sarı olarak göstermek için uygulanan kurallar ne olmalıdır? Çok yaygın olan cevap ise varyansın yüzdesidir. Bu durumda, eğer bariyer kırılırsa göstergenin rengi otomatik olarak değişecektir. Bu yaygın olan bir uygulamadır;

Rule

Varyans yüzdesine bağlı kurallar kullanmak, planlananla birlikte kaç tane aktivitenin hatalı olduğunu görmek için iyi bir yoldur. Planlamamızda varyans yüzdesini hesaplamak için yeni bir alan oluşturmak için şu yolu izleyebiliriz;

1. Ribbon – Project – Custom Fields.
2. Custom Fields’ten Number Type ‘ı seçiyoruz.

Numara alanı kullanılmamış ise Rename (yeniden isimlendir)’e tıklıyoruz. Bu örnekte bu alanı ‘% of Finish Variance’ diye isimlendirelim ve OK’e tıklayalım.

3. Özel nitelikler alanından ‘ Formula’ butonuna tıklayalım. Kullanmak istediğimiz formülü oluşturduğumuz zaman bunu editör diyaloguna yükleyecek. Şu formülü yazarak alanımızı özelleştirebiliriz:

IIf([Baseline Finish]=ProjDateValue(“NA“) Or [Milestone],0,[Finish Variance]/[Baseline Duration]*100)

Bu formül basit bir söz dizimidir. Eğer hedef proje (baseline) kaydedilmemişse ([Baseline Finish] = “NA”) veya aktivite kilometre taşıysa (milostone), varyans yüzdesi 0 (sıfır)’a eşit olacaktır. Aksi halde Projede başlangıçta planlananın üzerinde hatalar hesaplanacaktır (Finish Variance).

4. Aktivite hesaplamalarında ve grup özet alanlarında kullanım formülü seçeneğini seçiyoruz ve OK’e tıklıyoruz.

Aşağıdaki fotoğrafta Project Server 2013’te proje planını uygulamasını görebiliriz.

msProjectServerDeployment

Planlamamızı gözden geçirip okuduktan sonra hedef proje (baseline) olarak kaydedebiliriz. Bundan sonra giriş tablosunun içine oluşturduğumuz alanı doldurmamız gerekir.

MSProjectServer

Şimdi söyleyebiliriz ki, 3 numaralı aktivitenin ‘Prepare infrastructure’ kaynakları gösteriyor ki aktivitenin tamamlanabilmesi için 1 gün daha gereklidir. Bu yüzden, aktivitenin süresi 5 gün yerine 6 gün olacaktır. Sonuç ise:

PrepareInsfrastructure

Sürenin 5 gün yerine 6 gün olarak değişmesinden sonra, “% of Finish Variance” alanında planlanana bağlı olan aktivite için varyans yüzdesini 20 yazdığını görebiliriz. Grafiksel göstergeler için önerdiğimiz kriterlere bakarsak ikonun kırmızıya döndüğünü farkederiz (varyans yüzdesi %10’dan büyük). Fakat aktivitenin varyans yüzdesinin yüksek olmasına rağmen genel projeyi etkilemiyor. Bu sebepten dolayı aktivite kritik yola (critical path) etki etmez.

Başka bir senaryoya bakalım, müşterimiz aradı ve dedi ki; 6 numaralı aktivite ‘Interviews with Project Management Key users’ planladığımız gibi Ağutos’un 10’unda başlayamıyor çünkü proje yönetiminin katılması gereken önemli bir toplantı var ve onlar proje çalışması süresince mevcut olamayacaklar. Eğer bizde aktivitenin başlama tarihini önerilen tarih olan 11 Ağustos’ta başlatırsak, sonuçlarımıza bakalım:

BusinessRequirements

Şimdi bu aktiviteye getirilen değişiklik, planlanan bitiş tarihi üzerinden varyansın %10’unu temsil eder. Gösterge için önerilen kriterler dikkate alınarak, sarı simge ile gösterilmelidir. (%1 ile %10 arasındaki varyans). Ancak bu görevdeki değişikliğin, önemli sayıda aktivite ve hatta proje bitiş tarihi üzerinde önemli bir etkisi vardır. Bu aktivite kritik yolun bir parçası olduğu için artık projenin %2,7 oranında bir bitiş varyansı vardır.

Buradaki nokta, eğer aktivitenin varyans değeri minimumsa bile daha yakından bakarak kritik yol üzerinde olup olmadığına bakmalıyız, bunun anlamı da varyans tüm projeyi etkileyecektir. Bu noktada, aşağıdaki kriterlere göre grafiksel bir gösterge oluşturalım:

Indicator

Kritik Yol Göstergesi Oluşturma

Özel grafik gösterge oluşturmak için şu adımları izleyin:

1. Ribbon içerisinde Project’e tıklayın | Custom Fields.
2. Custom Fields içerisinden Text Type’ı seçin.
3. Kullanılmamış bir metin alanını seçin ve Rename’i tıklayın. Bu örnekte, bu alana, ‘’Kritik Yol’’ diyeceğiz. Tamam’ı tıklayın.
4. Custom özellikleri alanından Formula butonuna tıklayın. Bu istediğiniz formülü oluşturup kullanmanızı sağlayacaktır. Bu örnekte, aşağıdaki formülü yazarak alanını özelleştirebilirsiniz:

IIf([Baseline Finish]=ProjDateValue(“NA”),”No Baseline”,IIf([Finish Variance]>0 And [Critical],”Critical Finish Variance”,IIf([Finish Variance]>0 And Not [Critical],”Non-critical Finish Variance”,”No Variance”)))

5. Aktivite ve grup özet satırları alanı için Hesaplama, Kullan formül seçeneğini seçin.
6. Değerlerin Görüntüleme alanını göstermek için, Grafik Göstergeler düğmesine tıklayın. Bundan sonra, aşağıda görüldüğü gibi göstermek istediğiniz simgeleri seçebilirsiniz:

GraphicalIndicators

7. Açılan pencerenin sol üst köşesinden, seçenekleri seçin, “Summary rows inherit criteria from nonsummary rows” ve “Project summary inherits criteria from summary rows.”
8. Tamam’ı tıklayın ve sonra tekrar Tamam’ı tıklayarak grafik göstergesi oluşturulmasını tamamlayın.

Grafik Göstergesinin oluşturulmasında sonra bunu Giriş Tablosuna ekleyin:

Installation

Bu programda planlamaya etki eden bitiş varyansının genel etkisi ile aktivite bitiş varyansının yüzdesini birleştirerek, projemizde çok daha iyi bir anlaşılma elde edebiliriz.