Mıcrosoft Project Risk Analizi

Projelerimizin en önemli kısımlarından biriside riskleri analiz etmek ve yönetmektir.

Bu yazımızdaki amacımız, MS Project’te riskleri nasıl yönetip analiz edebileceğimizi ve projelerimizi, aktivitelerimizi nasıl bağlayacağımızı göstermektir.

İlk olarak Proje Yönetimi Enstitüsünün (Project Management Institute (PMI) ) yaptığı riks ve issue tanımına bakalım.
Issue: Bir sorundaki veya bir tartışmadaki noktanın veya maddenin bir sonuca bağlanamaması veya bir nokta veya maddenin ve bir tartışma altında olması veya üzerinde karşıt görüşlerin veya anlaşmazlıkların olmasıdır.*
Risk: Bir veya daha fazla proje hedefi üzerinde, olumlu ya da olumsuz, kesin olmayan bir olay veya durum ortaya çıkmasıdır.*
*Project Management Institute. (2013). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide) – Fifth Edition.
Kısaca ifade edecek olursak; riskler olabilir ve biz bu risklerdeki olasılıkları ve sonuçlarını yönetmeye ihtiyaç duyarız.
Proje
Demo olarak, basit bir proje oluşturalım; [Related items project].
related
Projeyi oluşturduğumuzda, SharePoint alanı varsayılan olarak hazırlanmış olur. (Proje alanında hangisi atanmışsa.)
relatedi
Project Site ‘ın ana sayfasında Documents (Dökümanlar), Deliverables (Çıktılar), Risks and Issues sekmeleri vardır.
Eğer ‘Issue’ sekmesine tıklarsak issue listelerine ulaşabiliriz. Issue listesi SharePoint’in önceden tanımlanmış yapısıyla geleneksel temel listesidir. (Sonradan düzenleyebiliriz.)
issues
Risk listesi de aynı şekilde;
risks
Birkaç tane issue ve risk oluşturduk ve dokümanlar ekledik. Proje sekmesine geldiğimizde, Indicators kolonunda ikonları görebiliriz.
rip
pept Proje Enterprise Project Type ‘a bağlı ise
psal Proje SharePoint aktivite lisetesine bağlı ise
pii Projeyle ilgili issue’lar
pir Projeyle ilgili riskler
pid Projeyle ilgili dökümanlar

Aktivitelere Risk, Issues, Çıktılar ve Dokümanları Atama
Proje alanında risk, issue, dokümanları oluşturduk. Bunları projemize varsayılan olarak atadık.
Eğer ki özel bir aktivite eklemek istersek;
Schedule sekmesinden, ürün eklemek istediğimiz aktiviteyi seçiyoruz. Ardından Options sekmesinden Related Items’i seçiyoruz.
rrii
Task 1 aktivitesinin detaylarını açıyoruz.
Önemli bir konu olarak, Project Site Task listesinden aktivite detayları görüntülenir ve aktivite içinde Schedule’da ki gibi olmaz.
Diğer bir önemli konu ise, eğer projemizde aktivite sayısı 5000’den fazla ise listelenmiş aktivitelerdeki azalan issue’ları görebileceğiz ve orada link olmayacak.
ari
ADD RELATED ITEM‘a tıklıyoruz, açılan pencereden Select an Assets seçiyoruz, proje alanında görebiliriz ve ilişkileri seçebiliriz. Risks’i ve sonrasında [Risk #2: Risk assigned to me] seçiyoruz ve /OGMS/Related items project/Lists/Risks/2_.000 ile Location(URL)’ı güncelliyoruz.
lurl
Insert’i tıklıyoruz. Açık olan pencere kapanıp aktivite detayları sayfası Related Items ile yenileniyor.
ratm
İlgili aktiviteden riks, issue, deliverable, documantary veya takvimi ve diğer şeyleri ekleyebiliriz.
Ve ya tam tersi de mümkündür, Risk veya issue’dan ilgili aktiviteleri ekleyebiliriz.
rvi
Schedule sayfasına geldiğimizde, Indicators kolonundan her aktiviteyi etkileyen ikonları görebiliriz.
schedule

Atanmış Olan Riskleri ve Issue’ları Görme
Quick Launch üzerinde Issues and Risks bağlantısı vardır, buradan atadığımız riskleri ve issue’ları görebiliriz.
iar

MS Project Kapsamında Bağlantılar
MS Project Pro ve ya Office 365 Pro ‘dan File sekmesine tıklıyoruz, Info menüsüne giriyoruz, sayfadaki bağlantılardan Related Items’e ulaşabiliriz.
info